Một giải pháp ERP tốt nhất sẽ mang tính tổng quát và được hướng tới quy mô của khách hàng còn các giải pháp khác được phát triển để phù hợp với từng ngành công nghiệp cụ thể hoặc loại hình doanh nghiệp. Nhưng mọi giải pháp đều có những phân hệ then chốt là nhóm những tính năng hỗ trợ kết hợp với các chức năng kinh doanh.
Các phân hệ trong của các công ty nhà nước có một hệ thống ERP tốt nhất với nhiều tính năng hơn và phức tạp hơn các tính năng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ; các phân hệ được thiết kế cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ được đơn giản hóa để phù hợp với yêu cầu của họ. Tóm lại, có 3 phân hệ sẽ đem lại ích cơ bản khi sử dụng ERP cho bất kỳ doanh nghiệp nào, bất kể quy mô hay ngành công nghiệp.
Chức năng đầu tiên của một phần mềm ERP tốt nhất là phân hệ tài chính - trái tim của phần mềm ERP
Phân hệ này có thể tập hợp các dữ liệu tài chính từ mọi bộ phận trong tổ chức của bạn để giúp bạn có cái nhìn tổng thể về hoạt động của tổ chức. Phân hệ tài chính xử lý tổng thể việc quản trị kế toán (bao gồm sổ cái và các khoản phải thu, phải trả), mua hàng, và thanh toán.
Phân hệ cũng bao gồm cả hoạch định ngân sách, dự báo và quản lý tài sản. Một số nhà cung cấp gộp chung việc trả lương vào phân hệ tài chính của họ, trong khi số khác thì lại gộp vào phân hệ nhân sự. Mỗi phân hệ quản lý tài chính đều có chút khác biệt, do vậy việc tìm ra cái nào hợp với chức năng tài chính trong doanh nghiệp của bạn là vô cùng quan trọng.
Để dùng phần mềm ERP tốt nhất, bạn cần có khả năng tạo những dữ liệu thời gian thực để mô tả dữ liệu cho các viên chức khác nhau trong doanh nghiệp của bạn; Giám đốc tài chính (CFO) cần một cái nhìn chắc chắn về dữ liệu tài chính.
Ngoài ra, bạn hãy tìm một giải pháp ERP tốt nhất có thể xuất dữ liệu để phân tích dưới dạng các viên chức đều có thể sử dụng, như Microsoft Excel.
Hai chức năng còn lại của một hệ thống phần mềm ERP tốt nhất, giúp quản lý doanh nghiệp hiệu quả hơn
1. Phân hệ nhân sự giúp bạn quản lý mọi mặt về nguồn nhân lực
Phân hệ nhân sự thường được gọi là quản trị nguồn nhân lực (Human Capital Management - HCM hoặc Human Resource Management - HRM). Một Phân hệ ERP tốt nhất này được thiết kế để đơn giản hóa các giấy tờ của HR và các công việc hành chính như quản lý thời gian, chấm công và phúc lợi cũng như cung cấp cho nhân viên những dụng cụ tự dùng, như một cổng thông báo để nhân viên tự quản lý thông báo cá nhân của mình.
Phân hệ HR này cũng có các ứng dụng để quản lý việc tính lương, quản trị nhân tài, đào tạo và tuyển dụng, đảm bảo tuân luật cần lao và phân tích nguồn nhân công.
Để sử dụng phân hệ HR hiệu quả, bạn phải chọn cái có thể tương trợ các tính năng mà bộ phận nhân sự của bạn phải thực hiện và ăn nhập với nguồn lực của bộ phận. thí dụ, nếu công viên chức của bạn đều làm việc hưởng lương tháng, bạn không cần thêm các dụng cụ để theo dõi thẻ chấm công.
2. Phân hệ kinh doanh thông minh (BI) giúp bạn đưa ra những quyết định tốt hơn nhanh hơn
Phân hệ phân tích kinh doanh thông minh (BI) cung cấp các phân tích giúp các dữ liệu của bạn trở thành có ý nghĩa. BI có thể đem lại cho bạn cái nhìn sâu sắc về hoạt động của doanh nghiệp qua qua các bộ phận và tích hợp với những áp dụng kinh doanh khác của doanh nghiệp như quản trị quan hệ khách hàng (CRM).
Điều này sẽ đem lại cho bạn cái nhìn thống nhất về tài chính, nhân sự, bán hàng, marketing và nhiều hơn nữa, tùy thuộc vào áp dụng mà bạn đang dùng. Một phân hệ BI cần hoạt động theo thời gian thực và nó nên cung cấp những cách nhìn được cá nhân chủ nghĩa hóa dựa trên vai trò của mỗi viên chức trong doanh nghiệp.
Các báo cáo nên linh hoạt để bạn có thể thêm những trường mới khi bạn cần và tạo ra các công thức tùy chỉnh. Bạn cũng cần có khả năng sử dụng đồ thị và biểu đồ, đào sâu (drill-down) vào các ít, xếp đặt, lọc và định dạng dữ liệu.
Phân hệ này cũng nên có khả năng riêng và tương trợ kết xuất ra các loại tài liệu đa dạng như Microsoft Word, Excel, PowerPoint và Adobe PDF. Để đạt hiệu quả nhất, bạn nên tích hợp phân hệ BI với dụng cụ BI của nhà cung cấp thứ ba.
Các phân hệ trong của các công ty nhà nước có một hệ thống ERP tốt nhất với nhiều tính năng hơn và phức tạp hơn các tính năng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ; các phân hệ được thiết kế cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ được đơn giản hóa để phù hợp với yêu cầu của họ. Tóm lại, có 3 phân hệ sẽ đem lại ích cơ bản khi sử dụng ERP cho bất kỳ doanh nghiệp nào, bất kể quy mô hay ngành công nghiệp.
Chức năng đầu tiên của một phần mềm ERP tốt nhất là phân hệ tài chính - trái tim của phần mềm ERP
Phân hệ này có thể tập hợp các dữ liệu tài chính từ mọi bộ phận trong tổ chức của bạn để giúp bạn có cái nhìn tổng thể về hoạt động của tổ chức. Phân hệ tài chính xử lý tổng thể việc quản trị kế toán (bao gồm sổ cái và các khoản phải thu, phải trả), mua hàng, và thanh toán.
Phân hệ cũng bao gồm cả hoạch định ngân sách, dự báo và quản lý tài sản. Một số nhà cung cấp gộp chung việc trả lương vào phân hệ tài chính của họ, trong khi số khác thì lại gộp vào phân hệ nhân sự. Mỗi phân hệ quản lý tài chính đều có chút khác biệt, do vậy việc tìm ra cái nào hợp với chức năng tài chính trong doanh nghiệp của bạn là vô cùng quan trọng.
Để dùng phần mềm ERP tốt nhất, bạn cần có khả năng tạo những dữ liệu thời gian thực để mô tả dữ liệu cho các viên chức khác nhau trong doanh nghiệp của bạn; Giám đốc tài chính (CFO) cần một cái nhìn chắc chắn về dữ liệu tài chính.
Ngoài ra, bạn hãy tìm một giải pháp ERP tốt nhất có thể xuất dữ liệu để phân tích dưới dạng các viên chức đều có thể sử dụng, như Microsoft Excel.
Hai chức năng còn lại của một hệ thống phần mềm ERP tốt nhất, giúp quản lý doanh nghiệp hiệu quả hơn
1. Phân hệ nhân sự giúp bạn quản lý mọi mặt về nguồn nhân lực
Phân hệ nhân sự thường được gọi là quản trị nguồn nhân lực (Human Capital Management - HCM hoặc Human Resource Management - HRM). Một Phân hệ ERP tốt nhất này được thiết kế để đơn giản hóa các giấy tờ của HR và các công việc hành chính như quản lý thời gian, chấm công và phúc lợi cũng như cung cấp cho nhân viên những dụng cụ tự dùng, như một cổng thông báo để nhân viên tự quản lý thông báo cá nhân của mình.
Phân hệ HR này cũng có các ứng dụng để quản lý việc tính lương, quản trị nhân tài, đào tạo và tuyển dụng, đảm bảo tuân luật cần lao và phân tích nguồn nhân công.
Để sử dụng phân hệ HR hiệu quả, bạn phải chọn cái có thể tương trợ các tính năng mà bộ phận nhân sự của bạn phải thực hiện và ăn nhập với nguồn lực của bộ phận. thí dụ, nếu công viên chức của bạn đều làm việc hưởng lương tháng, bạn không cần thêm các dụng cụ để theo dõi thẻ chấm công.
2. Phân hệ kinh doanh thông minh (BI) giúp bạn đưa ra những quyết định tốt hơn nhanh hơn
Phân hệ phân tích kinh doanh thông minh (BI) cung cấp các phân tích giúp các dữ liệu của bạn trở thành có ý nghĩa. BI có thể đem lại cho bạn cái nhìn sâu sắc về hoạt động của doanh nghiệp qua qua các bộ phận và tích hợp với những áp dụng kinh doanh khác của doanh nghiệp như quản trị quan hệ khách hàng (CRM).
Điều này sẽ đem lại cho bạn cái nhìn thống nhất về tài chính, nhân sự, bán hàng, marketing và nhiều hơn nữa, tùy thuộc vào áp dụng mà bạn đang dùng. Một phân hệ BI cần hoạt động theo thời gian thực và nó nên cung cấp những cách nhìn được cá nhân chủ nghĩa hóa dựa trên vai trò của mỗi viên chức trong doanh nghiệp.
Các báo cáo nên linh hoạt để bạn có thể thêm những trường mới khi bạn cần và tạo ra các công thức tùy chỉnh. Bạn cũng cần có khả năng sử dụng đồ thị và biểu đồ, đào sâu (drill-down) vào các ít, xếp đặt, lọc và định dạng dữ liệu.
Phân hệ này cũng nên có khả năng riêng và tương trợ kết xuất ra các loại tài liệu đa dạng như Microsoft Word, Excel, PowerPoint và Adobe PDF. Để đạt hiệu quả nhất, bạn nên tích hợp phân hệ BI với dụng cụ BI của nhà cung cấp thứ ba.
