Bước 1: Quản lý hướng chức năng
Phần lớn các quy trình quan trọng của DN đều phải qua ranh giới của các bộ phận, phòng ban (kinh doanh, mua sắm, hành chính, nhân sự, tài chính, kế toán...) bằng các thủ tục giấy tờ.
Đây là giai đoạn mà các DN trước khi triển khai ERP cần phải có. Nhưng đáng buồn là nhiều DN dù đã triển khai hệ thống ERP vẫn tổ chức và QL theo phương thức này. Nếu DN vẫn tổ chức và QL hướng chức năng như vậy thì mặc dù có hệ thống ERP tốt nhất nhưng DN chỉ khai thác được những lợi. của từng bộ phận chức năng riêng rẽ.
Tuy nhiên việc tối ưu hóa hoạt động của từng bộ phận chức năng chưa chắc đã tối ưu hóa hoạt động của toàn hệ thống của DN. Chẳng hạn, để đảm bảo đúng kế hoạch giao hàng đòi hỏi phải đảm bảo an toàn tồn kho nhưng sẽ làm tăng phí tổn lưu kho của DN.
Bước 2: Quản lý hướng kết liên các bộ phận
Trong thời đoạn này DN chuyển đổi từ tổ chức và QL riêng rẽ theo từng phòng ban sang hướng tổ chức và QL trong sự liên kết của các bộ phận chức năng, phòng ban (Management Through Functional Integration).
Qua một thời gian triển khai và sử dụng hệ thống ERP tốt nhất, các phòng ban dần tinh thần được sự kết liên về quy trình và dữ liệu, dần hiểu rằng nếu công việc của bộ phận mình, phòng ban mình thực hành không tốt sẽ ảnh hưởng đến các phòng ban khác.
Một ví dụ trong thực tiễn sử dụng ERP ở nhiều DN, việc thực hiện sai quy trình tại bộ phận mua hàng, bán hàng, kho vận sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến số liệu kế toán. Khi có hệ thống ERP tốt nhất thì việc chuyển đổi sang hình thức tổ chức và QL kết liên các phòng ban sẽ dễ dàng hơn và có thể khai thác thêm được các lợi. sau:
- Giảm phí tổn thông qua việc giảm thời kì xử lý các quy trình liên hệ đến nhiều phòng ban khi vận dụng triệt để các tính năng của hệ thống ERP tốt nhất như: duyệt y tự động các đề nghị mua sắm, đơn hàng, hạn mức tín dụng; tự động kiểm tra hạn mức kinh phí và tự động xuất hóa đơn bán hàng, giảm trừ công nợ…
- Đặt ra lộ trình giảm hạn mức tồn kho nhờ ứng dụng các tính năng lập và kết liên kế hoạch bán hàng, yêu cầu nguyên phụ liệu, sản xuất, mua hàng trong hệ thống ERP tốt nhất tiến tới chiến lược Just in Time (JIM) - "Đúng sản phẩm - với đúng số lượng - tại đúng nơi - vào đúng thời điểm cần thiết"…
Đây là giai đoạn DN triệt để đổi thay cơ cấu tổ chức của mình. QL hướng quy trình là kết nối tầm nhìn, chiến lược của DN với các quy trình xuyên suốt, tích hợp toàn diện để tạo dựng giá trị cho khách hàng, đưa ra các thước đo, đánh giá, cơ chế thưởng phạt cho việc thực hành quy trình.
Trong giai đoạn này DN vượt qua các thánh thức như: cắt giảm thời gian thực hành quy trình, kết liên các quy trình để tối ưu hóa phí tổn, tăng doanh số và nâng cao hiệu quả cạnh tranh cũng như kết nối các quy trình với chiến lược của công ty.
Bước 4: Quản lý hướng chuổi cung ứng
Trong tuổi này DN phát triển theo định hướng liên kết quy trình nội bộ của mình với các đối tác trong chuỗi cung ứng như khách hàng, nhà cung cấp.
Việc thay đổi này nhanh hay chậm phụ thuộc vào tư duy, phương pháp lãnh đạo, áp lực cạnh tranh. Các DN nước ta cần có mục tiêu rõ ràng về việc cải tiến quy trình, nâng cao hiệu quả hoạt động qua việc so sánh với các DN cùng ngành tại VN, trong khu vực và trên thế giới, sau đó sẽ ứng dụng hệ thống ERP tốt nhất và các biện pháp QL để thực hiện đích này.
Các DN có thể tự làm nếu có đội ngũ nhân sự tốt hoặc thuê tham mưu hỗ trợ để rút ngắn quá trình đổi thay này.
Khai triển thành công ERP tốt nhất tức là DN đã tạo được nền móng cho sự phát triển vững bền của mình trong tương lai, đó là: cơ sở dữ liệu hội tụ, chuẩn hóa quy trình và khả năng thích ứng với các thay đổi liên tiếp. Vấn đề là làm sao biến nền móng này thành những kết quả tài chính cụ thể.
